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進(jìn)行好會(huì)議活動(dòng)策劃對(duì)一個(gè)公司來說有著重要的意義。總體來說,會(huì)議活動(dòng)策劃是一種資源的整合與調(diào)配的過程,要想會(huì)議的效果越好,會(huì)議活動(dòng)策劃的風(fēng)險(xiǎn)也就相應(yīng)增加。進(jìn)行好會(huì)議活動(dòng)策劃可以為公司的建設(shè)添磚加瓦,使上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)員工及公司業(yè)績(jī)有著充分的了解,從而為公司制定更好的長(zhǎng)期發(fā)展方案,為公司的下一階段發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。那么我們應(yīng)該如何做好會(huì)議活動(dòng)策劃呢?
1、會(huì)議活動(dòng)策劃難免會(huì)出現(xiàn)許多失誤,如會(huì)前準(zhǔn)備時(shí)參會(huì)人員名單制定不到位,議題和日程安排不明確、不合理,沒有通知到相關(guān)工作人員做好充足的準(zhǔn)備;會(huì)議的安排太過冗雜繁復(fù),主持人的選派不合理導(dǎo)致會(huì)議的主題變動(dòng)隨意,以至于參與人員因?qū)哟蔚膮⒉畈积R導(dǎo)致會(huì)議的效果大幅度下降;會(huì)議安排的時(shí)間過長(zhǎng),與會(huì)者的情緒消極沉悶,甚至長(zhǎng)時(shí)間因?yàn)闀?huì)議的主題不明確而造成議題范圍的超出導(dǎo)致議而不決的尷尬場(chǎng)面;會(huì)議總結(jié)時(shí)不能刺中要點(diǎn),工作安排沒有針對(duì)性。如果一次會(huì)議活動(dòng)策劃不能解決好上述存在的問題,那么此次會(huì)議即是失敗的。
2、會(huì)議活動(dòng)策劃中一定要考慮好會(huì)議的舉辦地點(diǎn)、時(shí)間和人員的確定。就如前文所談?wù)摰降模绻麜?huì)議邀請(qǐng)的人員差距太大,層次不齊,那么會(huì)議進(jìn)行中很有可能就成了“少數(shù)人的游戲”,大多數(shù)與會(huì)者都成了“啞巴”。只靠少數(shù)人發(fā)揮作用的會(huì)議是不能體現(xiàn)其真正的效果的。會(huì)議要求的就是“說”,邀請(qǐng)人員時(shí)應(yīng)注意對(duì)小領(lǐng)導(dǎo),積極分子,公司經(jīng)營(yíng)骨干的邀請(qǐng),也應(yīng)該適當(dāng)邀請(qǐng)一些在基層工作的有話要說的員工,這樣才能活躍會(huì)議的整體氣氛,使會(huì)議活動(dòng)策劃收到其應(yīng)有的良好效果。為了方便嘉賓和主要領(lǐng)導(dǎo)的出席,會(huì)議的地點(diǎn)可以設(shè)在大酒店,機(jī)場(chǎng)等交通便捷的場(chǎng)所,這也是會(huì)議活動(dòng)策劃能否進(jìn)行好的關(guān)鍵。
3、會(huì)議活動(dòng)策劃一定要保證會(huì)議發(fā)出真正的效果,那么后期的跟蹤就顯得尤為重要了。會(huì)議活動(dòng)策劃的本身其實(shí)只是公司對(duì)員工進(jìn)行管理的一個(gè)重要途徑和手段而已,真正的“做”,還是要看后期員工在會(huì)后的表現(xiàn)與落實(shí)。通過會(huì)議,可以將任務(wù)準(zhǔn)確的交給員工,并對(duì)員工的工作進(jìn)行審核,但是長(zhǎng)久來看,會(huì)議效果的反饋還需要后期的不斷監(jiān)管與反饋,調(diào)整上次會(huì)議制定的方案中存在的不足,通過不斷的跟進(jìn)來保證會(huì)議活動(dòng)策劃的成功。
4、會(huì)議活動(dòng)策劃中必不可少的就是會(huì)議中的相關(guān)工作與具體事務(wù)的準(zhǔn)備。紀(jì)念品,證件制作等工作需要至少提前一個(gè)星期完成來保證會(huì)議的正常進(jìn)行。為了保證相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的日程安排,電話通知也需提前完成。
如何做好會(huì)議清遠(yuǎn)活動(dòng)策劃?
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