年會的開展酒店和節(jié)目內(nèi)容的選擇都是需要大家精心策劃的，但其中面臨的一個大問題就是年會的費用成本如何安排控制。雖然也比較注重大家的情感體驗，但是不管如何一場活動下來的費用成本仍需要精心規(guī)劃，要讓年會策劃活動豐富多彩的同時還應該節(jié)約成本。下面東莞市樂芙文化傳媒有限公司就教小伙伴們?nèi)绾尾拍芎芎玫目刂瞥杀尽?

1、年會活動策劃的開始時間

作為一名專業(yè)的年會活動策劃人，活動前一定要提前與演員進行清晰溝通。一般音樂表演和娛樂活動應至少提前15分鐘安排在到達正式活動開始時間之前，確保年會不會有冷點。要向演員強調(diào)必須在客人到達之前做好準備。如果說演員在演出開始前檔期滿了必須提前做好安排。

2、若是年會活動策劃現(xiàn)場很嗨，藝人是否要延長演出時間?

如果要延長時間，年會活動的負責人員應向演員說明。因為有的時候會進行到很晚，所以有必要讓相關(guān)部門找到合適的時間。同時上海年會活動策劃公司為了明確延長演出時間的成本，大家必須在接到通知前告知演奏樂隊成員不能帶走任何音響設備。

3、年會活動設備的使用情況

設備是精致的、粗糙的還是直接就是壞的？這符合公司的形象嗎？這個或那個有問題嗎？活動圖片或文字是否使用得合適？等等一系列問題按大家都需要提前檢查好，不要在活動當天突然發(fā)現(xiàn)設備的質(zhì)量有問題從而影響活動。

4、年會活動中是否具備帶有公司logo的代表物

活動策劃者應與經(jīng)紀人先提前進行協(xié)商，如果有公司的產(chǎn)品在舞臺上，一些明星可能就會拒絕登臺，因為這看起來似乎就是在為產(chǎn)品代言。因此必須要得到對方的書面同意，否則產(chǎn)品展示位必須要與演出舞臺分開。

5、大家是否需要化妝室

試衣間的數(shù)目和面積是多少?大家是否有特別要求，如鏡子、特殊照明、桌椅、衣架、儲藏室或茶點?如果娛樂節(jié)目中有動物表演，年度活動策劃者必須保證活動的進行。為了客人安全著想，我們還必須要加強活動的安全性。

6、對服裝有什么要求?

演員們應該怎樣著裝，是直接盛裝打扮出場還是到了現(xiàn)場才換衣服，如果他們需要一些繁多的身體彩繪或大的化妝區(qū)，是否要有一個單獨的洗手間，更衣室是否需要采取安全措施等，簡而言之演員的著裝和舉止要求必須清楚地告知簽約演員。

7、如果出現(xiàn)緊急情況是否有對應的固定電話和手機號碼聯(lián)系

大家必須知道活動現(xiàn)場上每個人的電話號碼。如果在年會當天發(fā)生一些意外情況，必須應該知道要去找誰，去哪里以及如何盡快找到它。

8、年會現(xiàn)場的活動設備什么時候到

要了解活動現(xiàn)場的安裝需要多長時間，在年會策劃過程中，大家要了解設備的使用方式，確定是否需要對停車場的卸貨進行特殊安排。要知道是誰來負責安裝工作。

9、如何解決客人的要求

在處理解決客人的要求時，大家必須要學會全面考慮。例如為了方便客人在招待會上認識和交朋友，年會活動策劃者可以安排低檔的爵士音樂，來舒緩現(xiàn)場的活動氣氛。